10 conseils pour réussir sa prise de poste

2 Fév 2021

Une prise de poste, ce n’est jamais facile. Valider sa période d’essai demande beaucoup d’énergie, de concentration et d’humilité ainsi qu’un sens aiguisé de l’observation. Voici une checklist qui vous permettra d’être opérationnel au plus vite et de vous positionner rapidement dans votre nouvel environnement de travail. 

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1. Comprenez rapidement ce qu’on attend de vous 

Le premier facteur clé de succès est de montrer qu’il n’y a pas eu d’erreur de casting ; les recruteurs vous ont choisi et ils ont eu raison. Pour cela, votre mission est d’être parfaitement au clair dès les premiers jours sur ce qu’on attend vraiment de vous : 

  • le cœur de votre mission  
  • l’étendue de votre périmètre et de vos zones d’action (officielles et officieuses)  
  • les objectifs que vous devez atteindre  
  • les moyens mis à votre disposition pour réaliser votre travail  
  • les raisons pour lesquelles vous avez été choisi et les qualités spécifiques que votre employeur attend que vous déployiez. 

Si certains points ne sont pas clairs, posez des questions ! Non, vous n’embêtez personne avec vos questions et non, il n’y a pas de question bête. Votre curiosité pendant votre période d’essai sera toujours récompensée. Votre manager verra tout de suite l’avantage qu’il a à vous répondre et à vous communiquer les informations clés dès le début : un véritable gain de temps pour tous, votre prise de poste en sera accélérée. 

De plus, saisir rapidement ce pour quoi vous avez été embauché et ce qu’on attend de vous vous permettra d’optimiser vos efforts. En effet, une prise de poste peut représenter une période éprouvante, ainsi, comprendre rapidement sur quels dossiers ou activités vous concentrer vous permettra de démontrer votre productivité, sans vous épuiser. Rappelez-vous de la loi de Pareto : 80% des effets sont le produit des 20% des causes.  

2. Clarifiez votre vision de l’organisation 

Comprendre en profondeur le fonctionnement de votre entreprise peut prendre du temps. Dans cette phase, vous devez vous montrer patient et adopter une posture basse. Partez du principe que vous ne connaissez rien. Oubliez momentanément tout ce que vous saviez et observez, sans jugement et sans préjugé. Regardez les projets, les process, les équipes avec un œil neuf.

À partir de ce regard neutre, prenez un maximum de notes tous les jours sur cet état des lieux. Une fois que vous aurez plus d’expérience dans votre nouvelle structure, vous serez en mesure de revenir sur cette organisation et d’émettre un jugement. Mais pour l’instant, observez simplement ce qui est, sans chercher à émettre un jugement ou à plaquer trop vite les bonnes recettes du passé sur cette situation nouvelle. 

Si la question des modes d’organisation vous anime, je vous conseille une excellente étude de l’Anact :10 questions sur le management du travail

3. Comprenez vite le mode d’organisation et de management 

Pour pouvoir être opérationnel dans votre nouveau poste rapidement, il est essentiel de comprendre comment fonctionne l’entreprise et sur quel type de management elle repose.
S’agit-il d’un management bureaucratique, autoritaire ou participatif ?
Et quel est le niveau d’autonomie des employés ?
Est-il très différent selon les équipes, les métiers ou les positions hiérarchiques ?
Et qu’en est-il du process de validation ?
Qui sont les décideurs ? Qui sont les facilitateurs ?
Autre point crucial à explorer : comment se partage l’information ?
Est-elle cascadée depuis la Direction ou un mode bottom-up est-il aussi à l’œuvre ?  

Autant de questions auxquelles il est crucial d’obtenir chaque jour des réponses.  

4. Familiarisez-vous au plus vite avec la culture d’entreprise 

Au-delà de la mission pour laquelle vous avez été recruté, on attend de vous que vous vous adaptiez à l’entreprise. Pour cela, il est essentiel de bien en comprendre la culture.

Dès les premiers jours, veillez à être au clair sur les règles officielles comme les horaires notamment. Mais sachez aussi récupérer de l’information rapidement sur les règles officieuses comme les habitudes de pause, les endroits où déjeuner et les durées de ces breaks ainsi que sur les codes vestimentaires. Soyez aussi à l’écoute du positionnement de l’entreprise sur les valeurs partagées, l’équilibre vie personnelle / vie professionnelle, la gestion de la parentalité… 

L’idée n’est pas de diluer votre identité pour vous conformer à ce nouveau moule mais plutôt de repérer au plus vite les points de convergence mais aussi les points de divergence pour mieux les anticiper et trouver des façons de les contourner s’ils ne sont pas alignés avec vos besoins ou vos valeurs, et ce, sans vous pénaliser.  

5. Accélérez votre intégration 

Valider votre période d’essai dépendra aussi des liens que vous nouerez avec votre nouvelle équipe et vos collègues. Pour cela, il est déjà essentiel, avant de pouvoir établir des rapports privilégiés en individuel, de chercher à comprendre le climat social de votre nouvel environnement de travail.

Quel est le niveau d’épanouissement de vos collègues ?
Semblent-ils heureux de travailler dans l’entreprise ou existe-t-il des points de friction ?
Regardez aussi le niveau d’entraide et de collaboration qui règne dans votre équipe ?
Les discussions se font-elles de façon fluide ?
Les informations s’échangent-elles dans le partage ou au contraire chacun joue-t-il perso ?
Réunir ces informations vous permettra de savoir comment vous placer et aborder chacun des nouveaux acteurs avec lesquels vous allez avoir à collaborer par la suite.  

6. Identifiez vos alliés 

Sur qui pouvez-vous compter ? Cette question est essentielle à deux titres : faciliter votre intégration professionnelle mais aussi vous permettre de vous sentir entouré rapidement. Pour cela, servez-vous de toutes les informations récoltées dans le paragraphe précédent ; elles vous permettront d’optimiser la façon dont vous approcherez vos collègues. Sauf exception, il est souvent plus efficace d’aborder les gens en one to one. Ces premiers échanges à deux permettront de ne pas polluer la relation de biais dus aux effets de groupe.  

Ainsi, proposez à chacun de vos nouveaux collègues avec lesquels vous allez avoir une relation de travail suivie un déjeuner ou un café. Si une invitation sans objet vous met mal à l’aise, assortissez-là d’une mission ou d’une question que vous aimeriez creuser avec la personne.  

Durant ces premiers échanges, ne parlez pas trop mais posez des questions. Intéressez-vous à l’autre, tentez de comprendre ce qui l’anime dans son travail et quels sont ses facteurs de motivation. Ces échanges, en plus de vous aider à établir un lien authentique avec la personne, vous livreront aussi des informations clés par la suite.  

7. Faîtes de vos ennemis des partenaires 

Au début d’une prise de poste, vous n’aurez pas que des alliés. Malheureusement, il y aura toujours des râleurs ou des jaloux ou des collègues pour lesquels votre arrivée représente une menace. Vous pourrez aussi malheureusement être un défouloir pour certains qui auraient candidaté à votre poste mais auraient été éconduits. Sachez les identifier au plus vite car ces personnes peuvent être nocives et compliquer votre période d’essai (communication d’informations erronées ou rétention d’informations par exemple).  

L’idéal est de retourner la situation à votre avantage, c’est ce que recommande Harvard business review dans un article intitulé Faites de vos ennemis des alliés

Pour cela, 3 étapes : 

  • 1/ redirection : cela consiste à défaire la relation des émotions négatives en les projetant sur un autre objet. En gros, trouvez-vous un ennemi commun.  
  • 2/ réciprocité : l’idée est simple, donner avant de demander. Cela montrera à votre interlocuteur que vous êtes prêt à faire un pas vers lui.  
  • 3/ rationalité : il est ici question de transparence. En effet, votre interlocuteur doit comprendre facilement quelle relation vous souhaitez nouer avec lui. Quelles sont vos attentes à son égard et comment envisagez-vous la collaboration ? Sachez présenter une situation gagnant-gagnant qui permettra de construire de nouvelles fondations plus solides.  

8. Évitez les pièges de la communication 

En prise de poste, les pièges de la communication sont nombreux. Par désir de s’intégrer, d’être opérationnel et d’être remarqué au plus vite, on peut parfois parler trop vite. Personne n’apprécie qu’une personne tout juste arrivée critique un process établi depuis des années ou recommande de but en blanc un good practice de son ancienne boîte. Ça ne fera que tendre vos relations avec les autres. 

9. Tournez votre langue dans votre bouche 7 fois avant de parler 

Lors d’une prise de poste, la prudence et l’humilité sont clés. D’abord, ne prenez pas vos ressentis pour la réalité. Attendez avant de tirer des conclusions et surtout, ne prenez jamais rien personnellement.  

Ensuite, n’essayez pas de tout comprendre. Il est tentant – par souci de simplification – de vouloir tout faire rentrer dans une case, de catégoriser les projets et les gens mais ne le faites pas trop tôt. Cette lecture schématique de l’environnement ne saurait être réalisée durant les trois premiers mois.
Durant votre période d’essai, partez du principe que vous être un apprenant, un débutant et cela même si vous prenez un poste de directeur. Concentrez-vous sur le ici et le maintenant et défaites-vous du passé. Cela vous permettra d’opérer un scanning efficace de votre environnement, défait de tout biais.

Cette observation neutre sera la condition de votre réussite future.  

10. Positionnez-vous au sein de votre nouvel environnement de travail 

Pour réussir votre prise de poste et valider votre période d’essai, établissez votre feuille de route des prochains mois / prochaines années en vous positionnement de façon pragmatique.  

J’aide mes clients à établir leur propre matrice Swot (strengths, weaknesses, opportunities and threats soit forces, faiblesses, opportunités, menaces) pour y parvenir.  

Voici un plan d’autoquestionnement à suivre pour vous aider : 

– Vos forces : 

* Quels sont vos atouts pour réussir dans cette organisation ? 

* Quelles compétences peuvent être les plus vertueuses pour la réussite de votre mission ? 

* Quelles sont vos valeurs ajoutées par rapport à vos collaborateurs ? 

Pour action sur chacune de vos forces : les maintenir et les développer 

– Vos faiblesses (et il n’est pas grave d’en avoir, c’est parfaitement normal) 

* Quels outils concrets pourraient vous faire défaut pour réussir dans votre mission ? 

* Quelles expertises ou compétences pourraient vous empêcher d’évoluer personnellement ? 

* Existe-t-il des aptitudes indispensables que vous ne maîtrisez pas ou maîtrisez mal ? 

Pour action sur chacune de vos faiblesses : Les contrer ou les compenser 

– Les opportunités qui se présentent à vous : 

* Quels sont les projets qui pourraient vous permettre de contribuer au mieux aux ambitions de l’entreprise ? 

* Existe-t-il des zones d’évolution possible au sein de votre métier qui n’ont pas encore été explorées ? 

* Sur quelles dimensions seriez-vous le moins soumis à concurrence entre collaborateurs ? 

* Existe-t-il un projet ou une dimension sur lesquels vous aimeriez prioriser vos efforts ? 

Pour action sur ces opportunités : Les saisir en optimisant votre organisation et en choisissant vos combats 

– Et enfin, les menaces à identifier : 

* Des coupes budgétaires ou d’effectifs sont-elles à prévoir dans les prochains mois ? 

* Des changements organisationnels ou hiérarchiques pourraient-ils venir compliquer ou ralentir votre mission ? 

* Quels collaborateurs auraient intérêt à ne pas se montrer collaboratifs avec vous ? 

* Votre périmètre ou champ d’action risque-t-il d’être diminué ou dépriorisé ? 

Si vous souhaitez être accompagné lors de cette phase et maximiser vos chances de valider votre période d’essai, contactez-nous pour un premier échange gratuit 

Consultez nos offres de coaching 

Je suis coach et formatrice et je vous aide à surmonter des épreuves et challenges professionnels

Emmanuelle Wyart Coach Formatrice épanouissement professionnel

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