Prendre rendez-vous en ligneDoctolib

4 Conseils pour optimiser sa to do list

4 Nov 2020

La to do list est l’outil ultime pour réussir à gérer sa charge de travail au quotidien et être productif. Mais encore faut-il utiliser la bonne to do list. De grands principes existent mais la to do list doit aussi s’adapter à votre environnement professionnel et à votre façon de travailler. C’est pour cette raison que nous avons regroupé pour vous quelques conseils pour optimiser votre gestion des tâches.

La to do list, le b.a.-ba de l’organisation 

La  to do list, c’est le nerf de la guerre. C’est un outil indispensable dont vous ne pouvez vous passer, même au niveau personnel. Pourquoi ? Parce que vous avez besoin d’une mémoire externe.

En effet, conserver toutes les tâches à faire en permanence dans votre tête réclame une énergie considérable qui pourrait être mieux employée au service de l’exécution de ces tâches quotidiennes elles-mêmes.

Ainsi, la to do list évite la surchauffe en permettant aux tâches « en attente » de ne plus vous polluer. Vous serez confiant sur le fait que vous ne les oublierez pas et qu’elles seront parfaitement exécutées, dans le délai imparti. 

Conseil #1 – Il n’y a pas UNE to do list universelle  

Il n’existe pas de recette magique qui serait applicable pour tous. Si c’était le cas, les manuels sur l’organisation n’exploseraient pas les records de vente. Il n’existe pas un outil ou une to do list qui serait optimal et efficace pour tous pour la bonne raison que nous ne fonctionnons pas tous sur le même mode, et heureusement, c’est ce qui nous différencie de la machine ! 

Cependant, des chercheurs et des spécialistes en sciences cognitives ont permis de dégager certains grands principes qui permettent de garantir l’efficacité d’un système d’organisation. 

Conseil #2 – Éviter les to do list trop ambitieuses 

Oui à la to do list mais attention aux to do lists pleines à craquer ! Elles sont contre-productives. D’une part, une liste trop longue ne permet plus de prioriser et on se retrouve noyé dans un flot de tâches qu’on ne sait pas quel bout prendre.

D’autre part, une to do list trop ambitieuse peut produire l’effet inverse : ne sachant pas par quoi commencer, nous sommes dans un état de sidération devant la montagne de choses à faire et préférons fuir la situation en faisant autre chose. D’ailleurs, de nombreuses études ont récemment établi un lien entre la procrastination et la surcharge.  

Ainsi, n’écrivez pas tout ce que vous avez à faire sur les prochains jours sur votre to do list quotidienne. Mieux vaut prendre cinq minutes pour réfléchir à votre stratégie du jour selon vos priorités, mais aussi en fonction de vos responsabilités.

Est-ce à vous de tout faire ? N’y a-t-il pas, en y regardant de plus près, des tâches que vous pourriez différer ou même déléguer ? Distribuer le travail, le confier à d’autres est parfois difficile et peut s’apparenter à une perte de contrôle. Et pourtant, déléguer est un vecteur fondamental de votre productivité. 

  • Facebook
  • Twitter
photo de @esteejanssens, Unsplash

Si vous sentez le besoin de creuser le sujet, nous animons des formations pour particuliers et pour les entreprises sur la gestion de la charge mentale et l’organisation.

Conseil #3 – quotidienne ou hebdomadaire ? 

Les deux, mon capitaine ! Préparez d’abord votre to do list de la semaine à venir le vendredi soir ou durant le week-end. Elle sera votre gouvernail de la semaine et vous aidera à naviguer entre vos différentes tâches. Grand principe : votre to do list est idéalement composée de deux catégories que vous veillerez à bien différencier visuellement : 

  • vos grands objectifs, tâches longues et dossiers de fond qui nécessiteront de bloquer au moins une heure ;  
  • les autres petites tâches qui peuvent être réalisées en moins d’une vingtaine de minutes. Cette rubrique sera d’ailleurs actualisée au jour le jour durant votre semaine ; des tâches entreront et d’autres sortiront. 

Pour vous assurer du réalisme de votre to do list hebdomadaire, ventilez-la ensuite sur chaque journée de la semaine à venir. Réfléchissez à l’avance au positionnement de ces projets de fond qui doivent trouver leur place dans un agenda déjà rempli de rendez-vous, de déjeuners, de déplacements et de contingences personnelles et familiales. 

Ainsi, bloquez à l’avance des créneaux pour ces tâches longues et importantes. Pour le reste, c’est-à-dire les petites tâches courtes, réinjectez-les dans chaque journée selon la tournure de chacune d’entre elles, mais aussi selon votre humeur ou votre niveau d’énergie. 

  • Facebook
  • Twitter
photo de @magnetme, Unsplash

Attention, cette to do list doit être facile à concevoir, à consulter et à actualiser. Il est conseillé de l’écrire à la main, sur feuille avec un crayon pour pouvoir l’annoter et l’aménager plus aisément ; ce qui la rendra aussi plus appropriable.  

Comment décliner votre to do list hebdomadaire en quotidienne ? 

Chaque matin, au début de votre journée de travail, que vous travailliez en entreprise, que vous soyez en télétravail, seul de chez vous en autoentrepreneur ou que vous fassiez un métier plus manuel (ça marche aussi) prenez deux à cinq minutes pour établir votre to do list quotidienne. 

Il s’agira de noter les deux ou trois tâches principales qui devront impérativement être menées à bien durant la journée. Pour le reste, gardez-vous des créneaux vides pour venir à bout des autres petites tâches que vous piocheriez dans votre to do list hebdomadaire. 

Idéalement, la to do list quotidienne est : 

  • déclinée de vos objectifs sur le long terme : elle est garante du respect de votre cap à moyen et à long terme  
  • composée des deux catégories de l’important (selon les cadres 1 et 2 de la matrice d’Eisenhower) ainsi que de quelques éléments issus du cadre 3 si nécessaire : c’est-à-dire, de deux à trois tâches de fond et pas plus d’une dizaine de petites tâches  
  • réaliste. Votre to do list quotidienne doit prendre en compte les aléas du quotidien et aussi intégrer des temps d’interruption qui, bien que vous les réduisiez au minimum, seront toujours présents dans une certaine mesure  
  • délimitée dans le temps. Dans le respect de la loi de Parkinson (le travail s’étale de façon à occuper tout le temps disponible pour son achèvement, parfois plus, mais jamais moins !), donnez-vous un timing précis pour la réalisation de chaque tâche et prévoyez une alarme pour ne pas dépasser ce temps imparti. Vous travaillerez de façon plus concentrée et gagnerez en efficacité. 
  • Facebook
  • Twitter

Conseil #4 – éviter la procrastination 

La procrastination est un véritable fléau. Et celui-ci est d’autant plus présent dans nos quotidiens de plus en plus surchargés d’e-mails et de notifications qui diluent notre attention et font gonfler nos to do lists. En effet, selon une étude publiée par la Darès, 40 % des salariés en France estiment que leur charge est excessive

La procrastination peut pour certaines personnes être source de grande souffrance, phénomène qu’explique avec beaucoup d’humour le conférencier Tim Urban dans le Ted Talk Inside the mind of a master procrastinator que je vous conseille de regarder.

Pour ne pas en arriver là, ne vous laissez pas impressionner par la grosse montagne en face de vous, prévoyez des points d’étapes et repérez les refuges aux différentes altitudes.

Ainsi, divisez en sous-objectifs concrets les projets de fond inscrits dans votre to do list hebdomadaire. Par exemple, la préparation d’une présentation PowerPoint importante est un objectif de votre semaine mais nécessite d’être découpée en tâches concrètes. Ici, pour cette présentation, les étapes pourront être :  

  1. Commencez par définir le message clé à transmettre.  
  2. Faites un brouillon du schéma narratif pour présenter ce message.  
  3. Traduisez ce plan en un brouillon de diapositives dont vous ferez une ébauche sur papier.  
  4. Maintenant que tout est clair, chaque diapositive clairement anticipée, lancez-vous dans la réalisation du PowerPoint, qui sera ainsi très rapide à finaliser. Ce découpage en tâches précises et bien délimitées sera à ventiler dans votre emploi du temps quotidien. 

Quelques idées pour aller plus loin 

Certaines personnes ont besoin d’une to do list plus élaborée et chacun a ses recettes et ses habitudes personnelles. Voici quelques pistes d’inspiration glanées au cours de mes années d’expérience professionnelle, ou récoltées auprès de mes clients ou au fil de mes lectures. 

Différencier les typologies de tâches et les regrouper 

utiliser un code couleur ou un système de cases pour différencier les e-mails, les appels, les réunions, ou le travail qui peut être fait dans les transports, ou ce qui nécessitera d’être fait de chez soi (pour le personnel)… J’ai vanté plus tôt les mérites du batch working, c’est-à-dire le fait d’abattre un groupe de tâches du même type.

Cette technique permet en effet de gagner en efficacité et en productivité en évitant le task switching et en capitalisant sur la vitesse d’exécution accrue d’une même famille de tâches à mesure qu’on les répète. 

Ne jamais écrire sur une  to do list une tâche qui prend moins de deux minutes. Faites-la tout de suite !

  • Facebook
  • Twitter
Photo de @brett_jordan, Unsplash

En effet, réaliser une tâche très rapide sur le moment réclame moins de temps et d’énergie que de l’intégrer à une to do list et d’aménager un temps pour l’exécuter par la suite.

Cette méthode fonctionne parfaitement à condition d’avoir une bonne capacité de concentration et aussi d’évaluation du temps précis que réclamera cette tâche ; si les deux minutes se transforment en cinq ou dix, cette méthode peut vite faire prendre l’eau à votre système d’organisation. Soyez vigilant ! 

Abusez d’outils visuels

certains de mes clients me reportent par exemple utiliser des stylos 4 couleurs pour pouvoir facilement repérer les familles de tâches au sein de leur to do list. Ces repères visuels permettent de ne jamais perdre le fil et de repérer tout de suite sur quelle tâche se fixer, notamment en fonction des priorités, sans avoir à diluer son attention ou utiliser trop d’énergie.  

Mais l’organisation personnelle est un art et une discipline qui se doit d’être repensée de façon régulière en fonction de vos responsabilités et de votre charge. Certaines recettes peuvent fonctionner un certain temps mais nécessiter parfois un remodelage.  

Si vous avez l’impression de couler et que votre to do list devient ingérable, contactez-nous pour en discuter. Nous pourrons vous aider à mettre en place une plan d’action sur-mesure, parfaitement adapté à la réalité de votre charge et de votre quotidien. De nombreux tips sont aussi diffusés chaque semaine sur Instagram.


Je suis coach et formatrice et je vous aide à surmonter des épreuves et challenges professionnels

Emmanuelle Wyart Coach Formatrice épanouissement professionnel

Ces articles pourraient vous intéresser…

Ces articles pourraient vous intéresser…

Hypersensibilité : symptômes et solutions

Hypersensibilité : symptômes et solutions

Hypersensibilité : symptômes et solutions. L’hypersensibilité désigne une sensibilité accrue ainsi qu’une plus grande réactivité du système nerveux. L’hypersensibilité / le haut potentiel émotionnel est souvent synonyme de fatigue et de souffrance....

lire plus
Burn-out : comment partir ? Quelles solutions ?

Burn-out : comment partir ? Quelles solutions ?

Quelle stratégie de départ quand on est en burn-out, qu’on n’en peut plus et qu’on ne voit d’autre solution que de partir ? Un article qui fait le point sur les solutions, certaines souvent méconnues des salariés. BURN-OUT : Quand partir ? Qu’est-ce que le...

lire plus
Share This